Чтобы принимать платежи с банковских карт, к кассе нужно подключить специальное оборудование. Но некоторые кассы изначально приспособлены принимать безналичную оплату. Расскажем, для каких типов бизнеса подходит мобильная касса с терминалом и как начать с нею работать.
Эквайринг на кассе с терминалом
Закон 54-ФЗ требует проводить все платежи через онлайн-кассу. Есть исключения, но они касаются очень ограниченного списка ситуаций. На официальном сайте налоговой можно пройти тест и узнать, нужна ли касса именно вам.
Онлайн-касса и требования к ней
Для ИП и компаний есть разные сроки перехода на онлайн-кассы в связи с особенностями бизнеса. Но независимо от того, раньше или позже вы установите онлайн-кассу, базовые требования к ней одни.
-
Передача сведений в налоговую. ФНС должна получать информацию обо всех ваших продажах через кассу. Для этого в кассе или рядом с нею есть фискальный накопитель — устройство, которое через интернет передает данные о платежах. Оно делает это с помощью оператора фискальных данных (ОФД), к которому вы подключаетесь после покупки кассы. Список официально одобренных ОФД есть на сайте налоговой.
-
Названия товаров в чеке. Касса должна печатать список товаров в чеке: обычно он поступает из кассовой программы или системы по учету товаров на складе. Только ИП на спецрежимах, которые не торгуют табаком и спиртным, освобождены от этой обязанности до 1 февраля 2021 года.
-
Присутствие кассы в официальном реестре. Все модели касс и фискальных накопителей, которые одобрила ФНС, перечислены в реестре контрольно-кассовой техники. Проверьте перед покупкой, есть ли в нём ваша будущая касса.
-
Разрешённый софт. Программа, которая управляет работой кассы, должна соответствовать 54-ФЗ. А ещё требуется её совместимость с ПО другого оборудования: терминала эквайринга, сканера штрихкодов или прикассовых весов.
В остальном касса должна быть удобной для вашего конкретного бизнеса. На рынке есть мощные стационарные и маленькие мобильные версии, кассы самообслуживания, устройства для мини-кофеен и крупных супермаркетов.
Банковский терминал
Терминал для эквайринга позволяет принимать безналичную оплату с карт, смартфонов или умных часов. Обычно предприниматели арендуют или покупают терминалы у своего банка-эквайера, который зачисляет платежи с карт покупателей на расчётный счёт продавца. Также банк обслуживает терминал и обновляет софт.
Терминал работает в связке с онлайн-кассой. Чаще всего это отдельный аппарат, который подключают к кассе с помощью провода или беспроводным способом внутри одной сети WiFi. Но некоторые устройства совмещают в одном корпусе онлайн-кассу и терминал.
Процедура эквайринга
Эквайринг — это банковская услуга по приёму безналичной оплаты от клиентов. Банк зачисляет деньги покупателей на счёт продавца и оставляет себе комиссию за услугу — 1—3,5% от суммы оплаты. Как правило, расчётный счёт тоже ведет банк-эквайер.
Вот как проходит процедура эквайринга с участием кассы и терминала, если клиент расплачивается картой:
-
Кассир передаёт данные с кассы на терминал, чтобы подготовить его к приёму денег.
-
Покупатель подносит пластик к терминалу или вставляет чипом в щель, вводит пин-код.
-
Устройство передаёт данные в банк-эквайер.
-
Банк смотрит, не значится ли карта в стоп-листе, и связывается с банком-эмитентом, который выпустил эту карту.
-
Банк-эмитент сравнивает сумму покупки с остатком на счёте покупателя, если денег хватает — списывает сумму.
-
Терминал отправляет данные на кассу, касса печатает чеки и передаёт сведения о покупке в налоговую.
7. В течение 1-3 банковских дней банк-эмитент получит подтверждающие документы о покупке от банка-эквайера и перечислит сумму на счёт продавца.
Типы онлайн-касс с терминалом
Большинство продавцов работают со стационарными кассами, к которым подключается отдельный банковский терминал. Но есть переносные кассовые аппараты со встроенным терминалом для банковских карт: такие мобильные устройства с эквайрингом подходят для ИП и малого бизнеса.
Мобильная касса со встроенным эквайрингом
Тип устройств, которые совмещают в одном корпусе кассу и терминал для эквайринга, называют мини-кассой или smart-кассой. В них есть мини-компьютер и кассовый софт, фискальный накопитель, клавиатура, экран и принтер чеков, терминал и аккумулятор для автономной работы. Такие устройства тоже входят в реестр контрольно-кассовой техники, например:
Средняя цена переносной онлайн-кассы с эквайрингом — 25—30 тыс. рублей, и это не намного дешевле простой стационарной кассы и терминала. Недорогая альтернатива такому устройству — мобильный терминал и облачная касса.
Стационарная касса + терминал
Касса с отдельным терминалом — простой и востребованный комплект для магазинов с высокой проходимостью, общепита, услуг. Кассовый и эквайринговый софт должны коннектиться, и обычно с этим не возникает проблем. Терминал связывают с кассой проводным и беспроводным способом.
-
Проводное подключение — самый надежный вариант, он ускоряет приём оплаты и печать чека. Терминал соединяют с кассой USB-кабелем или СОМ-портом, размещают на прилавке или крепят на вращающийся кронштейн. Часто к терминалу подключают ещё выносную мини-клавиатуру для ввода пин-кодов и приёма бесконтактной оплаты с карт.
-
Беспроводное подключение нужно в сфере общепита и услуг, если клиенты расплачиваются в зале, а не возле кассы. Для этого терминал и кассу настраивают на совместную работу в пределах одной сети WiFi. Беспроводные терминалы дороже, и с ними коннектятся не все модели касс.
Терминал для кассы помогут подобрать в банке или компании, где вы покупаете кассовое оборудование и софт. Вот несколько примеров комплектов:
-
касса Эвотор 10 + терминал Ingenico IWL 228 Wi-Fi;
-
касса Дримкас Ф + терминал Pax SP30;
-
касса МТС 12 + терминал Ingenico iPP320;
-
касса YARUS ТК + терминал YARUS C2100;
-
касса Viki Mini + терминал PAX SP30.
Стоимость комплекта выше по сравнению с мобильной мини-кассой: 25—60 тыс. рублей за кассу и 5—30 тыс. рублей за терминал.
Преимущества и ограничения мобильной кассы
Онлайн-касса с терминалом для банковских карт оптимальна для выездной торговли: доставки, такси, услуг на дому вроде клининга или ремонта компьютеров. Такой аппарат можно использовать также в магазине с небольшой проходимостью и малым ассортиментом товаров, он почти не занимает место на прилавке, а работает лишь немного медленнее стационарной кассы.
Касса с эквайрингом принимает оплату и с банковских карт, и наличными деньгами, так что она не ограничивает вас в способах приёма платежей. Большинство моделей оснащены мини-принтером, и касса распечатает чек с отметкой о способе оплаты. Если принтера нет, электронный чек можно отправить на e-mail покупателя или создать QR-код для скачивания чека.
Устройство подключается к интернету через WiFi или sim-карту мобильного оператора. Удобнее активировать оба способа подключения, чтобы избежать задержек из-за плохой связи. У многих моделей онлайн-касс также есть разъём для подключения к сети с помощью кабеля: в магазине ИП или кассир могут работать с терминалом через Ethernet, это повысит скорость оплаты при эквайринге.
Подключение кассы с терминалом
Если у вас новый бизнес и вы выбираете оборудование «с нуля», вас ничто не ограничивает. Если бизнес действующий, и вы уже обзавелись, например, бухгалтерским сервисом или складской программой, выбирайте кассу с софтом, который можно интегрировать с вашей рабочей системой. Задайте вопросы об этом разработчику ПО, с которым вы уже работаете, и продавцу кассы.
-
Выберите банк-эквайер, в котором будете обслуживаться, и узнайте, какие smart-кассы он предлагает для выкупа или в аренду. Спросите, подключат ли вам кассу, купленную на стороне. Выберите тариф эквайринга и тариф расчётного счёта.
-
Выберите модель кассы, решите, как будете выходить в сеть: через WiFi, мобильного оператора или в том числе с помощью сетевого кабеля.
-
Заполните анкету для банка, подготовьте документы по списку и заключите договор. После к этого к вам приедет специалист, установит кассу и научит ею пользоваться. Останется подписать договор с ОФД и зарегистрировать кассу в налоговой, но многие банки и этот вопрос берут на себя.
