Инкассация денежных средств: что это такое, как проводится и сколько стоит — ПоДелу.ру
Ваш город:
Москва

Инкассация денег

Когда в кассе накапливаются деньги, их сдают в банк на расчётный счёт. Иногда это делает кассир или предприниматель. Но если вы не хотите рисковать и тратить время, закажите услугу инкассации. В статье расскажем, как заключить договор с банком, как встречать инкассаторов, чтобы не платить за холостой

Что такое инкассация

Инкассация — это услуга по перевозке денег или других ценностей под охраной: простыми словами, вы передаёте охранникам деньги и сопроводительные документы, чтобы они положили средства на ваш расчётный счёт. 

Эту услугу оказывает банк, в котором у вас открыт счёт, или организация со специальной лицензией (закон «О банках и банковской деятельности»). Чаще всего инкассаторы отвозят наличность в банк, но возможны и другие направления: из банка, между офисами компании, в другую организацию или частному лицу.

Для чего нужна 

Обычно услугу заказывают, чтобы соблюдать лимит кассы. По закону большинство организаций утверждают лимит остатка наличности — максимальную сумму, которую можно хранить в кассе. Все деньги сверх этой суммы надо отправлять на расчетный счет. Но устанавливать лимит обязан только средний и крупный бизнес, а ИП и малые предприятия могут работать без этого показателя: держать в кассе сколько угодно денег и переводить их на расчётный счёт, когда захотят.

Также инкассация нужна для безопасной транспортировки выручки и экономии времени. Вы можете и сами или с помощью кассира зачислять наличку на счёт через операциониста в отделении. Но мешок с деньгами нужно еще довезти до банка и потратить время на поездку. Вооруженные охранники в бронированной машине — более надёжный вариант доставки, хотя бы потому что они вернут вам всю сумму, если с нею что-то случится по дороге. 

Плюсы и минусы 

Плюсы инкассации очевидны: вы не рискуете и почти не отвлекаетесь от работы.

  • Безопасность. Вооруженные люди охраняют вашу наличность и гарантируют, что деньги попадут на счёт. Вы заключаете с ними договор материальной ответственности и не беспокоитесь за свои средства. Если же вы везёте выручку в банк самостоятельно, то отвечаете за неё сами. И у вас нет автомата и броневика.

  • Без простоев. С инкассаторами не придется тратить время на доставку денег и очередь в банке. Если же этой задачей занимаетесь вы или кассир, страдает бизнес: в такие промежутки вы не зарабатываете.

  • Скорость зачисления на счёт. При инкассации деньги поступают на расчетный счет быстрее, чем при классической передаче операционисту, ваши обороты не падают.

Минус тоже простой — бюрократия. Чтобы периодически вызывать машину за деньгами, придётся собрать документы и подписать договор с банком или лицензированной компанией. Потом каждый раз заполнять стопку документов и упаковывать деньги в мешок. 

Готовить деньги и бумаги нужно делать строго ко времени: инкассаторы работают по графику и не могут задержаться у вас даже на 10 минут. Если вы забыли оформить бумаги или посчитать деньги, придется писать отказ и платить за холостой выезд.

Как подготовиться к инкассации

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: «Приезжайте за моими деньгами». К первой инкассации придётся долго готовиться: оформить договор, показать помещение для передачи денег, утвердить график и стоимость услуги. Подготовка может занять несколько недель.

  1. Убедитесь, что у вас есть условия для инкассации. Нужен свободный проезд к помещению и возможность припарковаться рядом со входом. Ещё потребуется комната, в которой только вы и инкассаторы сможете запереться на ключ на время передачи денег.

  2. Оставьте предварительную заявку на оформление договора через форму на сайте банка или инкассаторской службы. Если нельзя сделать это на сайте, позвоните.

  3. Согласуйте стоимость обслуживания. С тарифами можно ознакомиться на сайте или выяснить в разговоре с менеджером. Ниже мы расскажем, из чего складывается стоимость услуги. 

  4. Перед подписанием изучите каждый пункт договора и уточните подробности: как долго инкассаторы могут оставаться в вашем магазине, что будет при ошибках в документах, кто покупает мешки для упаковки денег.

  5. Подпишите договор. Если вы заказываете услугу у банка, который ведёт ваш расчетный счет, договор будет двусторонним. Если у инкассаторской службы — трёхсторонним (вы, ваш банк и служба). 

  6. Согласуйте график выездов, если инкассация осуществляется по графику, или договоритесь о выездах по предварительному звонку. Обычно второй вариант удобнее для малого бизнеса.

  7. Банк выдаст инструкцию для кассира по инкассации, научит готовить денежные средства к передаче и заполнять бумаги в офисе или магазине.

    Найдите свой банк для ведения счета
    Выбрать банк
    Найдите свой банк для ведения счета
    Выбрать банк

Как проходит процедура

Если вы подписали график выездов, машина будет приезжать строго по графику. Если вызываете её по звонку, готовьтесь к назначенному времени. Нужно пересчитать деньги и заполнить сопроводительные бумаги. Изучите инструкции и памятки от банка по заполнению документов и упаковке денег. Также есть официальные разъяснения по заполнению в Приложениях к Указанию Банка России № 3352-У

1. Пересчитайте деньги и заполните три документа, которые входят в «Препроводительную ведомость к сумке 0402300»

  • ведомость;

  • накладную;

  • квитанцию.

Важно, чтобы сумма во всех трёх документах совпадала, иначе у вас не примут деньги и придётся оплатить холостой выезд. За документальное оформление инкассации отвечаете вы, как и за правильную упаковку денежных средств.

2. Передайте деньги и документы инкассатору. Перед выездом вам сообщат фамилию сотрудника, который примет у вас сумму. Приехав, он показывает паспорт и доверенность на перевозку денег, чтобы доказать, что он действительно тот, кого вы ждёте.

Прежде инкассаторы показывали явочную карточку, но её отменили с 3 июля 2018. Сегодня нужен только паспорт специалиста и доверенность от банка.

Установив личность инкассатора, запритесь с ним в комнате, дайте ему на проверку документы и сложите деньги в специальную сумку. Такую закрытую сумку невозможно незаметно вскрыть — это гарантирует, что никто не получит доступ к деньгам по дороге. Есть два варианта сумок, уточните в своём банке, с какими он работает.

  • Холщовый мешок — традиционная тара для денег, обычно его привозят инкассаторы. Такую сумку запечатывают специальной свинцовой пломбой: банк выдаст вам индивидуальный пломбиратор, который оставляет на свинце номер места инкассации. Кассир перевязывает мешок бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сдавливает пломбиратором: как сделать пломбу, вам покажут при заключении договора инкассации. Мешки бывают больших размеров, в них можно перевезти по-настоящему крупные суммы. 



  • Сейф-пакет — одноразовый пластиковый крепкий пакет. После заклеивания его нельзя незаметно вскрыть. Пакеты может выдать банк, но иногда их приходится покупать самостоятельно. Они бывают разных размеров и стоят от 5 до 20 рублей за штуку.



Положите деньги в сумку или пакет, туда же вложите заполненную ведомость и запечатайте пломбой или заклейте. После этого инкассатор проверяет, что мешок или пакет целы, пломба соответствует образцу, а оставшиеся бумаги: накладная и квитанция — тоже заполнены верно.

Если всё хорошо, инкассатор забирает сумку и накладную, ставит штамп в квитанции и расписывается в ней. Квитанция остаётся у вас как доказательство, что сумка с деньгами перешла к инкассатору, и теперь за неё отвечает он.

Если что-то пошло не так, придётся подписать отказ от инкассации денежных средств и ждать следующего выезда за наличными.

3. Ждите деньги на расчетном счету. Инкассатор отвезёт мешок с деньгами в банк, сотрудники пересчитают их, проверят на подлинность и зачислят на счёт. Если всё в порядке, вы увидите деньги в интернет-банке в течение 1—2 дней

Если банк выявит нарушения: сумма в мешке больше или меньше, чем в ведомости и накладной, нашлась фальшивая банкнота — он будет разбираться и свяжется с вами.

Сколько стоит инкассация и как ее удешевить

Классическая инкассация

Стоимость услуги складывается из закрепленной цены выезда (500—800 рублей) и процента от суммы, которую вы передаёте в банк (0,1—2%). Иногда цена услуги выглядит так: 0,5% от суммы, но не меньше 1000 рублей. Итоговая стоимость зависит от нескольких условий:

  • суммы перевозки: чем она больше, тем меньший процент вы заплатите;

  • сложности маршрута и удаленности вашего магазина или офиса от банка;

  • частоты инкассаций: чем чаще, тем дешевле.

Тариф может быть ниже, если в этом банке у вас открыт расчётный счет, эквайринг и аренда терминала. 

Сейф для приема денег

Также банки для удешевления инкассации устанавливают автоматический сейф в месте, где много точек инкассации (например, в ТЦ). Клиенты самостоятельно пакуют деньги в мешки, заполняют сопроводительные документы и вкладывают их в ячейки сейфа. Стоимость доставки денег в банк при такой системе ниже.

Электронный инкассатор

Ещё один экономичный вариант инкассации денег для малого бизнеса — установка электронного инкассатора в вашем магазине или офисе. Это устройство похоже на маленький банкомат, которое крепится к полу. Вы вносите в него деньги, и они сразу появляются на расчетном счете. После этого за инкассированную наличность отвечает банк и забирает из устройства деньги по мере наполнения. Такой терминал банки устанавливают бесплатно и назначают комиссию за внесение денег 0,3-0,5% от суммы. 

Самоинкассация через банкомат

Также сегодня в большинстве крупных банков есть возможность самоинкассации, когда вы или ваши сотрудники вносите деньги на расчетный счет через банкоматы банка с помощью специальных карт. Это можно делать в любое время суток, а комиссия за внесение средств будет ниже расходов при классической инкассации (в среднем, 0,3% от суммы). Деньги появляются на счёте моментально или в течение 3 часов, в зависимости от банка. Закон не устанавливает перечень сотрудников, которые могут сдавать деньги через банкомат, обычно это поручают кассиру или бухгалтеру. Вы можете выпустить несколько карт самоинкассации для разных сотрудников и создать профили вносителей в интернет-банке, чтобы они получали sms-уведомления о внесении денег.

Итак, решите, нужна ли вам инкассация, узнайте ее стоимость в вашем банке или инкассаторской службе, посмотрите где счет дешевле, выберите выгодный вариант услуги. Останется подготовить документы для заключения договора, научиться заполнять сопроводительные бумаги и передавать деньги.


Читайте также
Лучший банк для ИП на УСН
Автор: Елизавета Кобрина
16.10.2020
Как только вы зарегистрируете ИП, сразу получите серию звонков от банков, которые предлагают свои услуги. Чтобы выбрать лучший банк, сравните условия в десятке самых популярных. Эксперты Podelu.ru составили рейтинг банков для ИП, в котором учли надёжность, стоимость обслуживания, вывод денег, удобство приложений и отзывы клиентов.
Подробнее
Что такое онкольный кредит
Автор: Елизавета Кобрина
10.06.2020
Своё название онкольный кредит получил от английского «on-call». Дословно это переводится как «по звонку», а в отношении заёмных средств — «до востребования». Расскажем, кому выгодно брать онкольные кредиты и на каких условиях их предоставляют.
Подробнее
Касса с терминалом для банковских карт
Автор: Лилия Федулина (Перебейнос)
01.06.2020
Чтобы принимать платежи с банковских карт, к кассе нужно подключить специальное оборудование. Но некоторые кассы изначально приспособлены принимать безналичную оплату. Расскажем, для каких типов бизнеса подходит мобильная касса с терминалом и как начать с нею работать.
Подробнее
Мобильная касса с эквайрингом: как выбрать
Автор: Лилия Федулина (Перебейнос)
01.06.2020
У мобильной кассы со встроенным терминалом эквайринга много преимуществ: она подходит для выездной торговли и продаж в небольшом магазине, она дешевле стандартной кассы с отдельным терминалом и не занимает много места. В чём-то она уступает полноформатной кассовой технике, но это можно компенсировать правильным выбором модели. Расскажем об особенностях устройства и самых удобных моделях.
Подробнее
Free-Kassa
Автор: Михаил Кобрин
21.05.2020
Оставлять в интернет-магазине банковские реквизиты продавца для оплаты не лучший выбор: это неудобно и повышает риск мошенничества. Поэтому подберите сервисы для приема платежей на сайте. Рассмотрим, что такое Free-Kassa и как её подключить.
Подробнее
Кассовые POS-системы — как устроены и что умеют
Автор: Михаил Кобрин
20.05.2020
Магазинам с большим количеством товаров и высокой пропускной способностью сложно обойтись только онлайн-кассой и POS-терминалом. Помогут POS-системы — это готовое комплексное решение для автоматизации продаж. Расскажем, что это такое, какие функции выполняет и сколько стоит.
Подробнее
Платёжный агрегатор Robokassa — для чего нужен и как подключить
Автор: Елизавета Кобрина
15.05.2020
Интернет-магазины, онлайн-услуги и другие сайты, на которых что-то продают, должны дать клиенту возможность выбрать удобный способ оплаты. Иначе покупатель может уйти к конкурентам. Справиться с этой задачей помогают агрегаторы платёжных систем. В этой статье расскажем, что такое Robokassa, как её подключить и как она работает.
Подробнее
Яндекс.Касса для физических лиц: функции и возможности
Автор: Елизавета Кобрина
14.05.2020
С «Яндекс.Кассой» самозанятые могут принимать оплату через интернет всеми доступными способами: с банковских карт, электронных кошельков, мобильных платёжных систем и т. д. Главные плюсы сервиса — соответствие закону, выгодные тарифы на приём платежей и понятный интерфейс. Расскажем, как подключить кассу и ей пользоваться.
Подробнее
Эквайринг без кассы — возможно ли?
Автор: Михаил Кобрин
04.05.2020
Получать оплату от покупателей-физлиц можно только через онлайн-кассу — она автоматически сообщит ФНС о сделке и выдаст чек. Но при эквайринге клиенты рассчитываются безналом через терминал, а все платежи обрабатывает банк-эквайер. Расскажем, может ли эквайринг заменить онлайн-кассу.
Подробнее
Как перейти с УСН на ОСНО
Автор: Елизавета Кобрина
16.04.2020
У упрощёнки много преимуществ: низкая налоговая нагрузка, маленький объём отчётности, возможность выбора налоговой базы. Но иногда бизнесменам приходится отказываться от неё в пользу общей системы налогообложения (ОСНО). Расскажем, как перейти с УСН на ОСНО и в каких случаях это необходимо.
Подробнее
Компенсация НДС в смете при упрощёнке
Автор: Елизавета Кобрина
07.04.2020
Как правило, бизнесмены на УСН работают без НДС. Но в некоторых случаях те, кто использует упрощёнку, тоже должны платить этот налог. О базовых случаях уплаты НДС при УСН мы писали в отдельной статье. Но есть исключение для компаний, которые рассчитывают стоимость работ или услуг по смете. Расскажем, как включить НДС в смету и потом компенсировать.
Подробнее
УСН для ООО в 2020 году
Автор: Михаил Кобрин
03.04.2020
Правильно выбрать режима налогообложения важно для оптимизации налогов. Упрощёнка — один из спецрежимов для малого и среднего бизнеса, на котором один налог заменяет три, и отчетности нужно меньше. Но у применения УСН есть свои ограничения и недостатки. Разберёмся, каким ООО выгодна УСН, а каким нет.
Подробнее
НДС при упрощённой системе налогообложения
Автор: Михаил Кобрин
02.04.2020
В Налоговом кодексе прописано, что ИП и организации на УСН освобождены от НДС. Но есть ряд исключений, в которых платить налог всё-таки придётся. Расскажем, кто должен платить НДС на УСН и можно ли его возместить.
Подробнее
Сроки уплаты налогов на УСН в 2020 году
Автор: Михаил Кобрин
02.04.2020
ИП и ООО на УСН платят налог четыре раза в год — за первый квартал, полгода, девять месяцев и год. Такая периодичность нужна, чтобы платежи в бюджет поступали равномерно. Расскажем, когда платить налоги, чтобы не получать штрафы.
Подробнее
Новые правила УСН в 2020 году
Автор: Елизавета Кобрина
01.04.2020
С началом 2020 года в работе ИП и организаций на УСН многое изменится. Минфин составил план для облегчения работы упрощенцев, но часть из нововведений всё ещё остаётся на стадии законопроекта. Расскажем, какие изменения вступят в силу в 2020 году и как они отразятся на работе упрощенцев.
Подробнее
УСН «Доходы минус расходы»
Автор: Елизавета Кобрина
24.03.2020
Многие бизнесмены используют упрощённую систему налогообложения, потому что она позволяет существенно снизить платежи в бюджет. Расскажем об одном из вариантов упрощёнки — УСН «Доходы минус расходы».
Подробнее
Что нужно знать про УСН «доходы»
Автор: Михаил Кобрин
24.03.2020
У предпринимателей и организаций на УСН есть выбор из двух баз налогообложения: «доходы» по ставке 6 % и «доходы минус расходы» по ставке 15 %. У каждого варианта свои особенности. В этой статье разберёмся, что такое УСН 6 % и как на ней платить налоги.
Подробнее
Что такое УСН
Автор: Михаил Кобрин
23.03.2020
Перед регистрацией бизнеса или сменой налогового режима определитесь с будущей системой налогообложения. От неё зависит количество и сумма налогов. УСН — специальный налоговый режим, который призван снизить налоговую нагрузку на бизнес и уменьшить количество отчётов. Разберёмся, какие льготы даёт УСН и кто может её применять.
Подробнее
Порядок перехода на УСН для ИП и ООО в 2020 году
Автор: Елизавета Кобрина
16.03.2020
Многие ИП и ООО переходят на УСН из-за простой финансовой отчетности и низкой налоговой нагрузки. В процедуре перехода нет ничего сложного, но «упрощёнка» доступна не всем. Расскажем, какие ИП и ООО могут применять УСН, и как уведомить ИФНС о смене налогового режима.
Подробнее
Как ИП работать на УСН
Автор: Елизавета Кобрина
16.03.2020
Упрощенная система налогообложения (УСН) — это режим налогообложения, который снижает налоговую нагрузку на бизнес и уменьшает сложность учета по сравнению с основным режимом налогообложения. Расскажем о видах УСН, налоговых ставках и особенностях применения режима для ИП.
Подробнее
Сложно выбрать банк для ведения счета?
Мы поможем!
Выбрать банк
Интересные статьи
Внесение уставного капитала на расчётный счёт ООО

распечатать
Оставить комментарий
Комментарии
Пока никто не оставил комментарий

Ваш город не Москва?