Программы складского учёта

За продажами в небольшом киоске можно следить с помощью таблиц Excel, но при расширении бизнеса нужна программа для торгового или складского учёта. Чтобы выбрать подходящий сервис и не переплачивать за лишний функционал, разберитесь в возможностях и основных отличиях программ. В статье расскажем о критериях выбора и перечислим бесплатные и платные системы товароучёта.

Зачем нужны складские программы

Если вы записываете поступления и продажи товаров в блокноте или гугл-таблицах, вы уже занимаетесь учётом склада. К тому же контрагентам приходится выписывать и получать от них накладные и счета-фактуры, а это документы не только для бухгалтерского, но и для складского учёта.

Учёт склада

Складской учёт ведут для контроля за товарами, чтобы видеть запасы на складе, объём проданного товара и недостачи. Учёт защищает от затаривания, воровства и потерь денег — например, из-за внезапно обнаруженной просрочки 30 коробок сгущёнки. Вот главные показатели, которые помогает видеть товароучёт:

• объёмы продаж;

• товарооборот по группам;

• остатки в торговом зале и на складе;

• сроки хранения;

• сроки расчётов за поставки.

Для ведения товароучёта оформляют документы по полученным и отгруженным товарам: накладные, ордеры, акты, — бланков не так много, а формы утверждены государством, так что разобраться в них несложно. 

Автоматизация складского учёта

Товароучётный сервис или программа серьёзно облегчают работу и избавляют от большинства ручных операций. С учётным софтом легко заполнять документы и работать с маркировкой, быстро назначать цены и менять ценники в магазине, контролировать объём запасов. Также уменьшается потребность в персонале. Все это в итоге работает на прибыль, а небольшие затраты на автоматизацию склада окупаются за несколько недель.

Товароучётные системы решают задачи, к которым сложно подступиться при «ручном» учёте:

• вам не нужно всё время быть в магазине или регулярно заглядывать на склад, потому что смотреть отчёты о выручке и контролировать товароведа можно через программу;

• вы своевременно и в нужном объёме закупаете новые партии товаров, потому что следите за остатками через систему;

• у вас есть удобная аналитика по ежедневным продажам;

• вы вычисляете неходовые товары и не даёте им залежаться, работая с ценой;

• корректируете продажные цены при изменении закупочных цен и не теряете прибыль;

• легко следите за перемещением товаров между магазинами и складами;

• легко пишете задания сотрудникам магазина или склада, а они моментально получают их через систему и так же быстро отчитываются;

• рационально используете площадь и объём склада;

• сокращаете случаи мошенничества и ошибок сотрудников;

• меньше неясности с излишками и недостачей при инвентаризации;

• больше нет незаменимых сотрудников, которые знают, что где лежит;

• даже упаковку/распаковку и взвешивание товаров можно улучшить с помощью складского софта. 

Интеграция с кассой и оборудованием 

Для автоматизации всего цикла торговли товароучётную систему интегрируют с кассой и другим оборудованием. Элементы системы должны быть совместимыми: перед покупкой убедитесь, что кассовый софт «дружит» со складской программой.

Касса. Чтобы торговать по закону, нужна касса и источник названий товаров, которые попадут в чек. В нём нужно отражать проданные товары через названия или штрихкоды. Названия товаров можно ввести в кассовую программу, но если у вас большой ассортимент, удобнее передавать названия из товароучётной системы. Для этого достаточно интегрировать складскую и кассовую программы. Так в чеке появляются все реквизиты, а в складском учёте отражается количество проданных и оставшихся товаров.

Сканер штрихкодов. Вносить названия товаров в складскую программу можно с помощью сканера. Вы принимаете товар от поставщика, считываете код, программа находит его в огромной базе штрихкодов и создает новую товарную карточку или открывает готовую, а вы вносите количество товара, дату и другие данные. 

Весы. Весы, которые взвешивают мармелад, а потом печатают наклейку с ценой, «общаются» не с кассой, а со складской системой. Именно она передает на устройство базу с товарами и ценами. Такие весы стоят в зоне самообслуживания или в подсобке, где фасовщики готовят весовой товар для раскладки на полках.

Интеграция с бухгалтерией и интернет-магазином

Программу для учёта склада и кассовую программу можно синхронизировать с бухгалтерской системой, чтобы отправлять документы о продажах и поступлениях товаров. Вам больше не придется передавать бухгалтеру бумажные или сканированные накладные, а ему — вручную вводить данные в систему. В учёте становится меньше ошибок, а бухгалтерия избавляется от рутины и занимается более важными задачами.

Если у вас интернет-магазин, вы можете «подружить» с ним складскую программу. Тогда сведения о количестве товара будут попадать в магазин моментально, и клиенты не смогут заказать то, чего нет. А заказы будут сразу отправляться кладовщикам, чтобы они подготовили пакеты для передачи курьеру.

Как выбрать программу складского учёта

Чтобы выбрать подходящий сервис или программу, учитывайте ключевые возможности, которые даёт софт. Они описаны на сайте программы, также о них расскажут в отделе продаж.

Набор операций. Если у вас небольшой бизнес и нужны минимальные отчёты, чтобы знать приход/расход и остатки, вам будет сложно работать в мощной складской программе. Да и переплачивать за лишние функции незачем. Определитесь с набором нужных операций и отчётов и ищите ПО с небольшим запасом на рост. Вот список основных возможностей, которые ждут от складской программы предприниматели:

• автозаполнение документов на основании имеющихся документов бухучёта, штрихкодов, RFID-меток;

• простая выгрузка складских документов в привычных форматах *.xls, *.pdf;

• быстрая рассылка документов на e-mail или через электронный документооборот;

• контроль за статусом товара, его количеством и сроком годности;

• быстрый поиск нужных данных по товару или поставщику;

• инструменты для планирования закупок в зависимости от объёма остатков;

• аналитические отчёты по продажам, поставкам, выручке за день, спросу;

• отслеживание физического перемещения товаров (если есть средства идентификации);

• инструменты для инвентаризации;

• автоустановка продажной цены по вашей наценке;

• загрузка прайсов поставщиков, чтобы облегчить работу с номенклатурой;

• составление технологических карт — актуально для общепита.

Специализация под отрасль. Есть универсальные программы для небольшого бизнеса, но многие решения лучше приспособлены, например, к малой рознице, производству, логистике. Чем крупнее бизнес, тем больше рабочие процессы зависят от специфики отрасли, и тогда лучше выбирать софт, максимально приспособленный к вашему сегменту.

Стоимость. Чаще всего за складскую программу платят помесячно, но есть и годовые тарифы. Решите, сколько вы готовы платить.

Техподдержка. В идеале — бесплатная и круглосуточная, с несколькими каналами связи.

Локальная или облачная система. Для удалённого контроля и работы с несколькими складами и магазинами подойдет облачный сервис. Локальные системы обычно устанавливают для крупных компаний с сетью складов и десятками тысяч наименований товаров, которым важно максимально автоматизировать бизнес-процессы.

Уровни доступа для сотрудников. Это позволит работать в программе вам, кладовщику, менеджерам, бухгалтеру. Каждый сможет выполнять свои задачи и обмениваться сообщениями с коллегами.

Дополнительные модули и открытый API. Опциональные модули: CMS, логистические, бухгалтерские — помогают решать дополнительные задачи, например, вводить дисконтную систему. А открытый API позволит доработать программу под ваши индивидуальные потребности.

Возможность интеграции с другим софтом. Поможет синхронизировать складскую программу с вашей кассой, бухгалтерией, интернет-магазином. 

Удобный интерфейс и простота освоения. Вам и персоналу должно быть легко и удобно работать в программе, переключаться между окнами, пользоваться разными инструментами.

Стабильная работа. У программы должны быть подходящие вам системные требования, чтобы она не подвисала, теряя последние введённые данные.

Полноценная демо-версия. Если вы можете бесплатно тестировать демо-версию с полным набором функций хотя бы неделю, это упростит выбор.

Топ популярных складских программ

Вот список товароучётных сервисов и программ, которые устанавливает малый и средний бизнес. Основные возможности у этих систем очень похожи, поэтому расскажем о стоимости и ключевых особенностях.