Возврат подотчётных средств на расчётный счёт

Что такое подотчётные суммы

Работодатели выдают сотрудникам деньги на обеспечение нужд организации: закупку канцелярии, оплату поставщикам, покупку бензина для автопарка. Такие выплаты называются подотчётными. Об их использовании нужно отчитаться в установленный срок, а неизрасходованный остаток — вернуть.

Порядок выдачи денег под отчёт регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Их выдают одним из двух способов:

• наличными из кассы организации;

• переводом на корпоративную карту или личный счёт сотрудника (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Появляется вопрос: если можно выдать сотруднику деньги безналом, то можно ли вернуть подотчётные средства на счёт организации? Разберёмся.

Когда подотчётные средства нужно вернуть

Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки. Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник.

Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

• три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств);

• три дня после выхода на работу.

Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах. Можно использовать следующую формулировку:

К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю. 

Можно ли вернуть подотчётную сумму на расчётный счёт организации

Законодательство не запрещает сотрудникам возвращать неизрасходованную часть подотчётных средств на расчётный счёт организации. Но безналичные расчёты этого типа не урегулированы.

Скачать файл можно здесь. 

Как оформить перевод с возвратом подотчётных средств

Сотрудник может самостоятельно перевести деньги на расчётный счёт работодателя. Для этого ему нужно знать платёжные реквизиты и верно указать назначение платежа.

В большинстве случаев безналичное внесение денежных средств бесплатно. Что касается наличных, их взнос в каждом банке тарифицируется по своему. Размер комиссии вы можете уточнить в тарифе банка. Список тарифов можно посмотреть у нас на сайте.

Реквизиты для перевода

У подотчётных лиц должны быть актуальные реквизиты организации, поэтому подготовьте для них памятку с данными:

• полное наименование организации;

• ИНН/КПП;

• номер расчётного счёта;

• наименование банка;

• БИК;

• корреспондентский счёт.

Готовую выписку с реквизитами можно быстро сформировать в личном кабинете.

Назначение платежа

Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств».

Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой. Если его не указать, то есть риск, что налоговая посчитает эту сумму доходами, увеличит за счёт этого перевода прибыль, и придется переплатить налог. 

Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.

Что делать с комиссией за перевод

Некоторые банки берут комиссии за переводы. Если сотруднику пришлось доплатить свои деньги в виде комиссии за возврат подотчётных средств, то работодатель может сам решить, нужно ли её возмещать. Предусмотрите это в локальных актах:

• если такой расход не предусмотрен, то вы не обязаны возмещать сотруднику затраты, а решив возместить, не сможете учесть их в расходах;

• если расход предусмотрен, его можно учесть при расчёте налога на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как оформить возврат подотчётных сумм в бухучёте

Все хозяйственные операции нужно оформить бухгалтерскими проводками. Для возврата денег на расчётный счёт применяйте следующие записи.

 Последнюю проводку можно оформить в учёте только при условии, что в локальном акте прописана обязанность работодателя возместить комиссию.