Акт сверки взаиморасчетов: образец заполнения 2023

Что такое акт сверки

Это документ, который помогает проверить информацию о платежах и долгах у двух контрагентов. Его составляют поставщик и покупатель, заказчик и подрядчик. Они сверяют расчеты за конкретный период: квартал, полгода, год.

Для этого одна сторона составляет акт, подписывает его, отправляет контрагенту. Если тот согласен с расчетами, он заполняет свою часть акта и тоже подписывает его. Если не согласен — в свободной форме пишет возражения, затем отправляет назад. 

Организации должны проводить сверку хотя бы раз в год перед инвентаризацией. ИП могут сверяться, если им это нужно.

Зачем нужен акт сверки взаиморасчетов

Подтвердить долги для бухгалтерского баланса. Организации обязаны сверяться с контрагентами при инвентаризации, чтобы подтвердить все свои активы и обязательства в годовом отчете. Даже если долгов нет, но в течение года были расчеты — бумагу составляют.

Подтвердить долги по налогу на прибыль. Это касается организаций на ОСНО, которые создают в налоговом учете резерв по сомнительным долгам. Тогда раз в налоговый период компания должна сверяться по дебиторке — долгу контрагента перед компанией. 

Сверять расчеты с контрагентами. Сверяться можно по желанию, чтобы согласовать долги. Партнеры могут прописать в договоре, с какой частотой будут подписывать акты — обычно это делают раз в год. 

Продлить срок иска по долгам. Срок исковой давности по долгам — три года с момента, когда его должны были оплатить. Если контрагент уже вам должен, то когда он подписывает акт сверки, подтверждая долг, срок начинает течь с даты подписания документа. А значит выше шансы взыскать деньги через суд.

Кто составляет и подписывает акт

Документ сверки составляет бухгалтер, менеджер или сам руководитель. От имени компании его подписывает директор, в случае с ИП — сам предприниматель. 

Со стороны контрагента акт подписывает руководитель или ИП. Но это может быть другой сотрудник, если у него есть доверенность на подписание такой бумаги.

Как составить и отправить акт сверки

Документ удобнее формировать в бухгалтерской программе: в большинстве современных сервисов его можно создать автоматически. В системах электронного документооборота тоже есть необходимая форма (утв. приказом ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@) — ее можно заполнить по сведениям из учета. 

Форма для бумажного акта не унифицирована, компания или ИП могут самостоятельно разработать свой бланк. Ниже мы расскажем, какие поля в нем должны быть и дадим образец.

Если документ отправляют в системе электронного документооборота, его надо только подписать электронной подписью, затем ждать ответного заполнения и подписания контрагентом.

Если документ отправляют на бумаге, его распечатывают в двух экземплярах, подписывают, после чего передают контрагенту лично, через курьера или Почту России. Контрагент подписывает оба экземпляра и один возвращает вам.

Правила оформления акта сверки: образец

Шапка. В верхней части документа пишут название — «Акт сверки», период сверки, названия контрагентов. Если сверку делают по одному договору, пишут его дату и номер. Если договоров несколько, можно их не перечислять.

Таблица. Ее делят на две половины: по сведениям составителя и по сведениям контрагента. Свою половину заполняют по данным учета, в ней указывают:

• номер операции;
• ее название — отгрузка товара, оплата и пр.;
• реквизиты платежных поручений или накладных по операции;
• суммы по дебету — долг контрагента перед вами;
• суммы по кредиту — ваш долг перед контрагентом;
• обороты за период;
• долг или переплата на начало периода;
• долг или переплата на конец периода.

В конце документа указывают, долги на конец периода. Затем ставят подпись с расшифровкой, дату, заверяют печатью, если она есть.

Контрагент получает документ, заполняет свою половину. Если расхождений нет, то суммы в его столбцах будут зеркально отражаться на счетах учета: если сумма проходит у вас по дебету, у контрагента она пройдет по кредиту. Иногда инициатор сверки сам заполняет обе половины таблицы. Тогда контрагент только проверяет свою половину и ставит подпись или составляет протокол возражений.

Образец акта сверки взаиморасчетов: