Справка 182н о заработной плате: образец заполнения в 2023 году

Что такое справка по форме 182н и для чего нужна
Когда нужно выдать справку 182н
Где получить справку 182н
Какие сведения указываются в справке 182н
Справка 182н: порядок и образец заполнения
Справка 182н: нюансы заполнения раздела 3
Справка 182н: как заполнить раздел 4
Кто подписывает справку 182н
Нужно ли ставить печать на справке 182н
Порядок выдачи справки 182н
Что будет, если не выдать работнику справку 182н

Что такое справка по форме 182н и для чего нужна

Форма 182н — это справка о заработке для расчета пособий, сведения о доходах сотрудника за год увольнения и предшествующие два года. Ее выдают при увольнении, чтобы на следующем рабочем месте бухгалтерия правильно рассчитывала выплаты за первые три дня болезни. Если работник трудоустроится без такой справки, ему рассчитают выплаты по МРОТ или по среднему заработку на новом месте. И тогда он потеряет в деньгах, если зарплата на прежнем месте была выше.

До начала 2023 года все работодатели были обязаны выдавать справку о сумме заработной платы. Но теперь эту обязанность отменили (приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). Дело в том, что после объединения ПФР и ФСС в единый Социальный фонд все данные по заработку для расчета пособий работодателям должен выдавать именно фонд, а он получает данные о зарплатах у налоговой — из Расчета по страховым взносам. Так что теперь работодатели даже не обязаны разбираться, что такое справка 182н.


Вывод простой: если вы воспользуетесь своим правом и не будете выдавать увольняющимся работникам справки 182н в 2023-2024 годах, то с большой вероятностью бывшие сотрудники все равно придут за ними позже. Роструд понимает эту логику и считает, что выдавать документ за периоды до 2023 года при увольнении нужно (информация на официальном сайте Роструда от 23 января 2023). 

Когда нужно выдать справку 182н

Бумагу выдают при увольнении вместе с прочими документами — трудовой книжкой, расчетным листком. Оформляют документ для граждан, которые работали по трудовому договору. Есть нюанс с подрядчиками на договорах ГПХ. С 2023 года за них тоже платят взносы на социальное страхование и они могут рассчитывать на больничные, так что с 2024 года справка 182н может понадобиться и подрядчикам. Только самозанятым она не нужна, потому что взносы за них работодатели не платят.

Если человек не смог забрать Бумагу при увольнении или ее не выдали, руководствуясь новыми правилами от Минтруда, то бывший работник может обратиться за документом в любое время. Нужно принять у гражданина заявление и в течение трех рабочих дней выдать справку (ст. 62 ТК РФ). 

Если бывший сотрудник потерял документ, он может запросить и получить его копию в том же порядке.

Где получить справку 182н

Справку 182н можно получить у своих работодателей — текущих и бывших. Для этого нужно написать заявление, и в течение трех рабочих дней бухгалтерия должна оформить и выдать документ (ст. 62 ТК РФ).

Со временем в СФР сформируется реестр о размерах заработков граждан, и тогда сведения о зарплате за последние два года можно будет получить через Госуслуги.

Какие сведения указываются в справке 182н

Иногда граждане путают справку 182н и 2-НДФЛ. Сведения о доходах по форме 2-НДФЛ тоже можно получить у работодателя или запросить в личном кабинете налогоплательщика. Но 2-НДФЛ не может заменить справку 182н, в которой содержатся только доходы, которые используются для расчета больничных пособий, а в 2-НДФЛ — все доходы.

В справке 182н указывают такие сведения:

• Раздел 1: данные о работодателе: название компании или имя ИП, адрес, телефон и данные о СФР (ФСС): название территориального отделения, в которое отправляли выплаты, регномер страхователя и код подчиненности;
• Раздел 2: данные о работнике: имя, паспорт, СНИЛС, адрес и период работы, в который за работника отчислялись страховые взносы;
• Раздел 3: данные о сумме выплат, на которые начислялись страховые взносы, с разбивкой по годам;
• Раздел 4: распределенные по годам данные о количестве дней болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы, когда взносы на социальное страхование не начисляли.

Справка 182н: порядок и образец заполнения

Чаще всего бухгалтер формирует документ в учетной программе по данным бухучета. Но бланк можно заполнить на компьютере или распечатать его и вписать сведения шариковой ручкой черного или синего цвета. Исправления не допускаются, при ошибке лучше распечатать новый экземпляр.

Справка 182н: нюансы заполнения раздела 3

Здесь отражают суммы заработка сотрудника в вашей организации — за год увольнения и предшествующие два года по отдельности (если все эти годы сотрудник работал у вас). Если заработка не было, за конкретный год ставят прочерк.

Если сотрудница была в декрете, то в дополнительных строках указывают сумму заработка за более ранние два года. Скажем, работница увольняется в 2023, а часть 2021 и 2022 годов она была в декрете, тогда в бумагу добавляют заработок за 2019 и 2020 годы.

Справка 182н: как заполнить раздел 4

Здесь отражают количество дней временной нетрудоспособности, декрета, освобождения от работы без выплаты зарплаты или с частичной выплатой, но без начисления взносов по социальному страхованию.

Сведения дают за те же три года, по которым вы отразили зарплату в разделе 3, и тоже с разбивкой по годам. Затем указывают общее количество неотработанных дней и количество дней отсутствия на работе по каждой причине. Если таких дней не было — в поле ставят прочерк.

Справка по форме 182н: скачать образец

Кто подписывает справку 182н

Раньше на документе обязательно ставил подпись главный бухгалтер, но с 2022 года она не требуется — справку подписывает только руководитель компании или ИП (Приказ Минтруда №1н от 10.01.2022).

Нужно ли ставить печать на справке 182н

Если организация или ИП используют в работе печать, на справке тоже обязательно ставится оттиск. Если нет — бумагу выдают без заверения печатью, но это редкий случай, ведь большинство компаний и ИП до сих пор предпочитают работать с печатью.

Порядок выдачи справки 182н

Документ выдают в одном экземпляре в последний день при увольнении сотрудника вместе со всем пакетом документов.

Еще справку выдают по письменному заявлению текущего или бывшего сотрудника — в течение трех рабочих дней после получения заявления (ст. 62 ТК РФ). С сотрудником нужно письменно согласовать способ передачи бумаги. Если ее вручают лично, гражданин расписывается в журнале выданных справок. Другой вариант — отправить бумагу Почтой России заказным письмом с описью вложения, чтобы у работодателя осталось доказательство о выдаче документа.

Что будет, если не выдать работнику справку 182н

Если не выдать справку при увольнении, то с 2023 года не будет никаких санкций, ведь обязанности выдавать этот документ при расставании с сотрудником больше нет. Но тогда есть вероятность, что человек вернется за этой справкой в будущем — и у него есть право запросить ее в любое время, написав заявление (ст. 62 ТК РФ).

Отказ выдать справку по письменному заявлению — это нарушение закона. Гражданин может пожаловаться на вас в трудовую инспекцию, и тогда возможны санкции по ст. 5.27 КоАП РФ:

• штраф от 1 до 5 тыс. рублей для ИП;
• штраф от 30 до 50 тыс. рублей для организаций.

А если Роструд начнет в отношении вас проверку, то есть риск, что будут обнаружены другие нарушения: трудовая инспекция находит их в 90% случаев.

Итак, выдавайте справку по форме 182н при увольнении и по запросу текущих или бывших сотрудников. Документ можно формировать в бухгалтерской программе по старому образцу или выдавать в свободной форме.